Organizzare un party in cui nulla è lasciato al caso è indubbiamente impegnativo ma fonte di grande soddisfazione. L’obiettivo di una festa è riunire un gruppo di persone per celebrare tutti insieme un avvenimento (un compleanno, una laurea, una promozione…) trascorrendo piacevolmente del tempo insieme. Vedere che tutto funziona alla perfezione, che gli invitati e il padrone di casa si divertono è un piacere impagabile.
Impagabile sì, ma a volte irraggiungibile: organizzare e soprattutto mantenere un party entro i canoni del bon ton è soprattutto un esercizio di stile, un delicato equilibrio che senza un po' di fortuna rischia costantemente di rompersi.
Un party richiede una attenta progettazione, una organizzazione accurata e una gestione continua durante il suo svolgimento. Ecco alcuni consigli pratici, dettati dalla nostra esperienza sul campo a cui potete ispirarvi nella fase organizzativa.
Quando, dove e chi
Scegliere con molta attenzione la data. Il giorno della settimana è fondamentale per ottenere la piena partecipazione degli invitati. Di solito i giorni del fine settimana, ma anche il giovedì o il venerdì sono buone scelte. Da evitare i primi giorni della settimana, a meno che non cadano in giornate festive.
Optare per una location adatta al periodo dell’anno in cui si festeggia, al mood della festa e al numero degli invitati. Un semplice brunch o una colazione? Potrete aprire le porte del vostro salotto. Una festa danzante? Scegliete la vostra residenza al mare o in campagna o affittate uno spazio ampio e un po’ isolato in modo da divertirvi senza pensieri di orari e vicinato.
Compilare con attenzione la lista dei partecipanti. Cercate di mettere insieme un gruppo di persone omogeneo, in cui uomini e donne siano presenti in proporzioni più o meno uguali.
Food, beverage e music
Cibo e drink non devono mancare; seguite la regola del “melius abundare quam deficere”. D’altro canto, se dovesse avanzare del cibo potrete scaldarlo il giorno successivo o darlo in beneficenza, nulla andrà sprecato. Se avete voglia di cimentarvi potreste occuparvi della preparazione delle portate, altrimenti affidatevi a chi fa banqueting.
Di qualunque natura sia l’evento, la musica è sempre fondamentale. Scegliete in base al tipo di festa, al tipo di invitati, all'occasione da celebrare. Una scelta musicale sbagliata può essere 'letale' per la riuscita di un party.
Tema della festa
Assicuratevi che tutti gli invitati abbiano ben chiaro il tipo di festa a cui parteciperanno. Dare indicazioni anche per quanto riguarda l'abbigliamento può essere una dritta ben apprezzata dai vostri ospiti che saranno a loro agio durante il party. Questo principio vale ancora di più se si tratta di una festa a tema come per esempio una festa in maschera, o ispirata agli anni ‘70, o in spiaggia etc.
Public relation
Da buoni padroni di casa dovrete essere in grado di dividervi tra gli invitati, riceverli con calore, scambiare due chiacchiere con ciascuno di loro, presentare persone che non si conoscono, fare compagnia ai più timidi. Una festa di successo non può prescindere da una perfetta amalgama dei suoi partecipanti. Un party fatto di molti piccoli gruppetti non è un party ma è un bar con degli avventori casuali. Inoltre tenete sempre conto dei vicini: se vi sono buoni rapporti possono far parte della lista degli invitati. In ogni caso considerate i loro orari, sarebbe carino avvisarli prima della festa, in modo da essere corretti nei loro confronti e scusarsi d’anticipo per qualche rumore in più rispetto al solito. Non disturbateli con musica eccessivamente forte, o comportamenti rumorosi da parte dei partecipanti alla festa. La prossima volta potrebbero voler ricambiare la cortesia!
Party planner
Se da soli non riuscite ad organizzare il vostro party e a controllare tutti i dettagli in corso di svolgimento, allora scegliete la consulenza specialistica di chi lo fa per professione. Potrete godervi solo il meglio della vostra festa senza troppe preoccupazioni. Ci leggete da un anno… inutile ricordarvi che questo rientra tra i nostri servizi a vostra disposizione 😉
Alla prossima
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